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O novo cenário econômico mundial, o Código de Defesa do Consumidor e a crescente competitividade empresarial têm forçado as empresas a reverem sua postura frente ao cliente, ao funcionário, ao acionista e à sociedade em geral.
As organizações recebem pressões de todos os lados, competem entre si pela sobrevivência e pelo crescimento de seus negócios. Na busca permanente de aumento de competitividade, as empresas têm alocado esforços em muitas frentes, porém duas merecem um destaque especial: qualidade e produtividade.
Qualidade porque é a tônica que garantirá o sucesso contínuo e sustentável das empresas. Claro que se está falando de um conceito de qualidade amplo e participativo, que considera anseios, necessidades e expectativas dos clientes, sejam eles internos e/ou externos, como desafios e fontes de crescimento.
Produtividade porque traduz os objetivos do empresário de reduzir custos, de se conseguir mais com menos, de se praticar a racionalização e a simplificação em processos referentes a um produto ou serviço, além de provocar um estado motivacional positivo nas pessoas, que permita o comprometimento das ações, tendo em vista os objetivos propostos.
O treinamento como agente da produtividade
Desde que o homem nasce, inicia-se um intenso processo de descobertas e aprendizagens. Os primeiros ensinamentos ocorrem na família, pelo contato direto com os pais, familiares, amigos e, enfim, com o próprio meio social em que está inserido.
Num segundo momento, a escola é a grande responsável por uma parcela
significativa de conceitos, normas e postulados. Em níveis mais avançados, a escola já se relaciona com a vocação e com a nossa própria tomada de decisão quanto ao aspecto profissional.
O terceiro estágio, bem definido e propício para o desenvolvimento educacional, é a empresa. Nela, as pessoas empregam seus conhecimentos, visando atingir objetivos específicos e pré-definidos, de interesse mútuo.
Neste sentido, o aprendizado contínuo passa a ser um recurso estratégico e será ainda mais eficaz se for compartilhado entre todos os integrantes da organização.
Conforme observa Senge:
À medida que o mundo se torna mais interligado e os negócios se tornam mais complexos e dinâmicos, o trabalho está cada vez mais ligado ao aprendizado, e já não basta ter uma única pessoa aprendendo pela organização toda. Simplesmente não é mais possível que a cúpula “resolva” e todos tenham de seguir as ordens do “grande estrategista”. As melhoresorganizações do futuro serão aquelas que descobrirão como despertar o empenho e a capacidade de aprender das pessoas em todos os níveis da organização.
As organizações de aprendizagem são possíveis porque, no fundo, todos somos aprendizes.
O aprendizado faz parte da nossa natureza e, além disso, todo ser humano gosta de aprender. (Senge, 1990: 12).
Conclui-se que a pessoa treinada adquire mais experiência e conhecimentos. Portanto, o treinamento também contribui para o desenvolvimento pessoal do indivíduo. Na empresa, porém, os investimentos em treinamento objetivam alcançar melhores resultados, basicamente em eficiência e produtividade.
O processo formal de aprendizado na empresa é chamado de treinamento e visa reduzir as diferenças entre as necessidades do cargo e as habilidades das pessoas. O treinamento é, também, a atividade responsável que se dedica à transmissão de conhecimentos, objetivando suprir deficiências, estimulando e desenvolvendo habilidades e potencialidades para um crescimento tanto no aspecto profissional/cultural do indivíduo como da empresa. Isto implica obtenção e manutenção de profissionais mais qualificadas e preparados para assimilar e superar desafios.
Na prática, costuma-se diferenciar o treinamento do desenvolvimento profissional. Enquanto o treinamento tem como objetivo a aquisição e aperfeiçoamento dos conhecimentos e habilidades para melhorar o rendimento no trabalho, o desenvolvimento, além das finalidades do treinamento, visa ao aperfeiçoamento das potencialidades naturais do indivíduo mediante a prática.
Nesta linha de raciocínio, enquanto o treinamento preocupa-se com os resultados a curto prazo, os objetivos do desenvolvimento são traçados para prazos
mais longos, justamente porque nele está incutido o conceito de crescimento e amadurecimento do indivíduo, desenvolvendo habilidades técnicas, comportamentais e de negócios.
O treinamento pode ocorrer de duas formas: assistemática ou sistematicamente. O treinamento assistemático é aquele que ocorre através da observação, sem que nada de mais formal e planificado aconteça.
Já o treinamento sistemático é aquele que é ministrado cuidadosamente, com uma linha de ação e controle definida e planejada.
Hamel e Prahalad afirmam que:
As grandes empresas tendem a dedicar uma parte de seus recursos ao treinamento e à educação. Este investimento nas pessoas é altamente valioso para a sociedade. (Hamel e Prahalad, 1995: 314).
Observa-se nesta afirmativa que o treinamento é um valioso investimento para o crescimento das pessoas. Neste sentido, percebe-se o natural interesse do ser humano pelo seu desenvolvimento que, via de regra, dentro de um contexto empresarial, poderá ocorrer de forma eficaz, desde que a empresa tenha uma política que possa apoiar a realização de eventos formais de treinamento, como também a troca de experiências entre os integrantes da organização. Desta forma as pessoas devem receber mais informações sobre operações, precisam de habilidades para empregar estas informações a fim de diagnosticar problemas e sugerir aperfeiçoamentos.
Reforçando a colocação anterior, a dinâmica empresarial impõe a
necessidade de pessoas cada vez mais capacitadas. Isto rapidamente exige um esforço de treinamento visando adequar rapidamente o homem ao contexto organizacional em que está inserido. Um mundo em constante mudança impõe às empresas e, por conseguinte, às pessoas que dela fazem parte, a necessidade de atualização constante, pois o sucesso obtido no passado não garante sucesso no futuro em decorrência da aquisição de novas tecnologias, mudança de cenários e a quebra de antigos paradigmas.
Significado e objetivos dos 5S’s
A metodologia 5S’s é uma prática desenvolvida no Japão, que consiste no fato de os pais ensinarem a seus filhos princípios que os acompanham até a fase adulta. O treinamento 5S’s, praticado na maioria das empresas japonesas, aponta cinco passos necessários para ajudar a evitar desperdícios e organizar o trabalho, o ambiente, as informações, a empresa, a comunidade, nossa casa; enfim, nossa própria vida, em função do aspecto motivacional que ele provoca.
A denominação 5S’s é devida às cinco atividades seqüenciais e cíclicas iniciadas pela letra “S”, quando nomeadas em japonês. São cinco etapas que derivam da palavra latina SEI (que significa senso, em português) com palavras japonesas:
1oS – Seiri – Senso de organização
2oS – Seiton – Senso de arrumação
3oS – Seiso – Senso de limpeza
4oS – Seiketsu – Senso de padronização
5oS – Shitsuke – Senso de disciplina
Esta nomeclatura é aceita pelo Instituto IMAM e pela Fundação Christiano Ottoni, dois dos principais centros divulgadores desta metodologia no Brasil.
Segundo Silva:
No Japão, o sistema ou programa 5S’s foi formalizado no ambiente empresarial no início da década de 50, apesar de sua longa existência informal como fundamento da educação moral daquele país. Na década de 80, o programa foi redescoberto em países como Taiwan e Cingapura, como uma excelente maneira de se comunicar, pronta e eficazmente, a idéia de qualidade como um hábito, e não como um mero ato. Esses países, após pesquisarem a fundo a essência da qualidade e da produtividade no Japão, concluíram que os 5S’s estão na base da pirâmide. Essa conclusão não foi imediata, pois foi necessário pesquisar além das aparências. Pessoas que praticam os 5S’s tornam-se gerentes de si mesmas e são, em geral, disputadas pelo mercado de trabalho. (Silva, 1996: 21, 22 e 23).
Os efeitos dos 5S’s são abrangentes e os tornam prática fundamental para alavancar um processo de treinamento estruturado e contínuo.
A proposta básica dos 5S’s é apresentar uma metodologia que forneça aperfeiçoamento do local de trabalho, transformando-o em um ambiente agradável, confortável e em sintonia com os objetivos dos funcionários e da própria empresa.
O conceito 5S’s é em essência, muito simples. Trata-se de um misto de conscientização e ação, objetivando contínuas melhorias. Seu êxito, no entanto, está diretamente ligado à predisposição e à persistência das pessoas em implantá-lo e, principalmente, em mantê-lo.
5S’s é mais do que uma pura e simples metodologia; é, acima de tudo, um estilo de vida, na medida em que as pessoas incorporarem os seus fundamentos e passarem a utilizá-los no cotidiano.
O livro pioneiro no Japão a tratar do assunto é de autoria de Takashi Osada e foi traduzido e publicado no Brasil pelo Instituto IMAM, com o nome de 5S’s Housekeeping – Cinco Pontos-Chaves para o Ambiente da Qualidade Total.
Portanto, verifica-se que os objetivos dos 5S’s coincidem com a formação de pessoas responsáveis e saudáveis física e mentalmente, na medida em que se desenvolve a consciência para aspectos, como: organização, arrumação, limpeza, disciplina etc, importantes não só no ambiente empresarial mas também para a vida em sociedade.
Do ponto de vista organizacional, os 5S’s são implementados com o objetivo específico de melhorar as condições de trabalho e criar o “ambiente da qualidade”, tornando-o mais produtivo e estimulador para que as pessoas possam transformar os seus potenciais em realização.
Segundo Silva:
A prática dos 5S’s tem produzido conseqüências visíveis no aumento da auto-estima, no respeito ao semelhante, no respeito ao meio ambiente e no crescimento pessoal. O contínuo desenvolvimento da auto-disciplina promove o crescimento do ser humano em iniciativa, criatividade e respeito. (Silva, 1996: 27).
Esta colocação é oportuna na medida em que nem sempre a escola possui condições de acompanhar e suprir as necessidades de atualização e conscientização das pessoas. No momento em que as empresas promoverem treinamentos como os 5S’s, estarão preenchendo possíveis lacunas educacionais e também contribuindo para o desenvolvimento das pessoas e da própria sociedade.
A finalidade do estudo desenvolvido pelo autor foi mostrar que o treinamento 5S’s pôde provocar um ganho em produtividade na área industrial. Isto foi obtido por meio de um treinamento que proporcionou às pessoas condições de reverem seus comportamentos e adotarem uma nova postura frente ao trabalho, ao mesmo tempo em que foram realizadas mudanças nas instalações e adoção de novo layout.
Os fatores: atendimento, aspectos físicos do ambiente, procedimentos, controles, comportamento e qualidade de vida acabaram sendo modificados na medida em que as pessoas se comprometeram efetivamente com a necessidade de mudar, provocando qualidade de trabalho e de vida para elas, e ganhos em produtividade para a empresa.
Como conseqüência, as pessoas que receberam o treinamento 5S’s passaram a entender melhor o seu papel como cidadãos, visto que os conceitos não se aplicam somente ao ambiente da empresa, mas também em sua vida pessoal.
O treinamento 5S’s é importante na medida em que ele consegue a combinação de todos estes aspectos, mobilizando, educando e conscientizando adequadamente as pessoas sobre a metodologia, visando ao ganho em produtividade.
Benefícios do treinamento 5S’s
O treinamento 5S’s deve contemplar benefícios tanto para a empresa que decide desenvolvê-lo como para os funcionários que fazem parte da empresa. Desta forma, o treinamento será mais eficaz na medida em que conseguir não só transmitir a metodologia 5S’s, mas também sensibilizar as pessoas quanto às mudanças de hábitos e comportamentos incorretos.
Estas medidas, uma vez implantadas, trarão significativos ganhos para a própria empresa, como também para as pessoas, pois o contínuo desenvolvimento da auto-disciplina promove o crescimento do ser humano em iniciativa, criatividade e respeito.
Osada afirma que:
Do ponto de vista empregatício, está cada vez mais difícil para as empresas da área de manufatura que têm fábricas sujas atrair os funcionários de que precisam. Por outro lado, as empresas que têm fábricas limpas estão organizando excursões à fábrica para as famílias dos funcionários e até para seus clientes. (Osada, 1992: 21).
Notam-se, nesta afirmativa, duas colocações importantes. A primeira em relação à análise e ao julgamento das pessoas em optarem pelas empresas que possam oferecer uma condição de trabalho mais digna e com uma preocupação quanto aos aspectos de organização, limpeza e higiene. A segunda diz respeito ao sentimento de orgulho que o trabalhador possui, no sentido de querer mostrar e compartilhar sua área de trabalho para membros de sua família. Teoricamente, é no local de trabalho que ele passa o maior tempo de sua vida .
Silva afirma ainda que:
Um levantamento de dados, realizado em dezembro de 1995, apontou 140 referências diversas aos 5S’s na grande imprensa e em informativos que as próprias empresas enviam à Fundação Christiano Ottoni - FCO. 20% das referências pesquisadas contabilizaram ganhos financeiros, alcançando cerca de 25 milhões de dólares em economias diversas. Em 46% dos casos houve referências diretas à melhoria da qualidade de vida das pessoas. Cerca de 2.400 pessoas se envolveram, de maneira especial com os 5S’s, resolvendo problemas específicos em equipes. (Silva, 1996: 29).
O aumento da produtividade, sem dúvida, é um dos benefícios provenientes do treinamento. A administração japonesa propõe que, para se atingir a produtividade, seja adotada uma visão cooperativa dos funcionários, incentivando o envolvimento de todos para atingir as metas da empresa. Além da participação nas decisões e da auto-realização profissional, resultante do sucesso da empresa, a gratificação, por níveis de produtividade, é freqüente nas empresas orientais.
Moller reforça que:
Os peritos em qualidade têm, tradicionalmente, focalizado a qualidade de produtos e a qualidade das empresas de manufatura. Em anos recentes, cresceu o interesse pela qualidade de serviços, porém presta-se muito pouca atenção à qualidade das pessoas, cujos esforços são cruciais para a qualidade tanto de produtos como de serviços. (Moller, 1997: 17).
Mais uma vez é destacada a importância do componente humano, na obtenção da qualidade.
A metodologia 5S’s não é uma metodologia isolada, mas sim parte de um Programa de Qualidade mais amplo e complexo. Na verdade, os 5S’s representam o
ponto de partida para os Programas de Qualidade.
Considerações finais
O treinamento contínuo é fundamental para o sucesso dos 5S’s, assim como para a obtenção de ganhos em produtividade e, em estágios mais avançados, da própria excelência empresarial. Esforços pontuais não garantem o sucesso.
Claro que é importante começar, porém, mais importante ainda é persistir. Não pode haver retrocesso pois, se isto ocorrer, todo o investimento realizado será contabilizado como uma grande despesa, além de afetar a imagem e a credibilidade dos profissionais envolvidos.
Os 5S’s caracterizam-se também por se constituírem em um processo de treinamento que deve abranger todos os níveis da empresa. Os líderes empresariais devem estar engajados e comprometidos com ele. Qualquer programa voltado à produtividade poderá fracassar, se não houver uma base de sustentação muito forte. Esta base poderá ser fundamentada através do treinamento.
Também é importante que se tenha em mente que o sucesso precisa ser consolidado. As conquistas alcançadas devem ser reconhecidas e, sempre que possível, recompensadas. Porém, somente um apoio do ponto de vista financeiro não é suficiente.
As pessoas também precisam ser ajudadas a aceitar o fato de que é necessário um esforço adicional para se obterem os resultados desejados. Daí decorre a importância da motivação. Para fazer com que as pessoas se esforcem, é
preciso elevar sua expectativa de êxito, é preciso dar-lhes força. As pessoas aprendem na medida em que estão motivadas, pois a motivação influencia todo o processo de aprendizado.
Conforme afirma Goleman:
Para a maioria das pessoas, a simples constatação de que o cultivo de uma determinada capacidade as ajudará a se saírem melhor aumenta seu entusiasmo. Quando as pessoas compreendem que o treinamento pode aumentar sua competitividade no mercado de trabalho ou dentro da organização – ou seja, quando o vêem como uma oportunidade – sua motivação aumenta. Além disso, quanto mais motivadas estão as pessoas para aprender, maior a eficácia que o treinamento assume para elas. (Goleman, 1999: 283).
É nesta linha de pensamento, definida por Daniel Goleman, que é recomendado que sejam planejados os objetivos e as ações do treinamento 5S’s.
O estudo proporcionou aprendizados importantes sobre vários aspectos, valendo a pena serem citados:
- a crença de que os resultados obtidos em função do treinamento 5S’s estiveram centrados sobre a natureza humana e o quanto foi importante acreditar que o ser humano é o elemento fundamental, capaz de refletir e realizar transformações, não só em relação aos aspectos físicos e ambientais, mas, e principalmente, capaz de realizar suas próprias mudanças, sejam elas de opiniões, comportamento e credibilidade frente aos desafios que foram propostos. Sem o real comprometimento dos funcionários, as chances de sucesso teriam sido pequenas. Nisto, os executivos das empresas japonesas estam certos quando chamam a atenção sobre o fato de o sucesso do treinamento 5S’s estar
relacionado ao comprometimento dos funcionários;
- a importância do apoio dado pela alta direção da empresa, no sentido de validar o plano de treinamento;
- a constatação de que as ações de treinamento podem ser eficazes tanto para a empresa como para as pessoas, quando realizadas de forma contínua e com objetivos previamente negociados e definidos;
- a importância do planejamento como instrumento de trabalho que pudesse integrar todas as etapas a serem desenvolvidas;
- a partir do momento em que os resultados começaram a surgir, revelando um ganho em produtividade, há a necessidade de sensibilizar a alta direção da empresa no sentido de facilitar a implantação de mecanismos de premiação, visando também recompensar aqueles que diretamente contribuíram para isso.
(*) O presente artigo é parte integrante da dissertação de Mestrado apresentada à Universidade Mackenzie, em agosto de 1999, de Roberto de Oliveira Loureiro, sob o título: O Treinamento 5S’s e o impacto na produtividade da área industrial: O caso da Duratex S.A.
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